Ajanhallinnan opas, lyhyt oppimäärä Ajastaika (vain verkossa)

Ajanhallinnan lyhyt oppimäärä

Huolimatta etevien tiedemiesten jatkuvista ponnisteluista vuorokaudessa on edelleenkin vain 24 tuntia. Ajankäyttöä voidaan kuitenkin tehostaa.

Ajanhallinta ei tarkoita sitä, että tekisit 8 tunnin sijaan 16 ja jättäisit syömättä. Se tarkoittaa, että saat enemmän aikaan vähemmässä ajassa - ja sivutuotteena vapaa-aikasi lisääntyy.

Valitse tavoite

"Paraskaan kartta ei auta, jos et tiedä mihin olet matkalla." Oman ajan hallitsemisen perusedellytys on tavoitteen tunteminen. Tavoitteita pohtiessa usein ajatellaan jotakin pitkällistä päämäärää, kuten hyvää tai mukavaa elämää. Mutta mitä se käytännössä tarkoittaa? Useimmilla meistä on jokin selkeämpi toive: opiskelussa, työssä tai urheilussa menestyminen. Sano tavoitteesi ääneen tai kirjoita se paperille, tee siitä konkreettista.

Hyvä tavoite on sellainen, josta tietää milloin sen on saavuttanut. On vaikea sanoa, milloin elää hyvää elämää. On helppo sanoa, milloin on valmistunut kauppatieteiden maisteriksi.

Aseta aikaraja

Tavoite on unelma, jolla on aikataulu. Milloin katsot itseäsi peilistä ja pidät totuuden hetken - toteutuiko tavoite? Aikaraja konkretisoi tavoitteesi ja antaa sille todellisen merkityksen.

Jaa osatavoitteisiin

Oliko tavoitteesi "nousen tämän yrityksen toimitusjohtajaksi"? Jos sait juuri kesätyöpaikan kohdeyrityksestäsi, ei vielä kannata kirjoittaa nimitysjuhlien päivämäärää 10 vuoden kalenteriin. Voit sen sijaan valita osatavoitteen. Se voi olla seuraava ylennys tai onnistunut projekti, jotakin mikä vie sinut lähemmäksi suurta tavoitettasi.

Tärkeysjärjestys

Kun tavoitteet ja osatavoitteet ovat selvillä, on aika täyttää kalenteria. Anna tehtävillesi tärkeysjärjestys. Jaottelu voi olla aivan yksinkertainen, vaikkapa

Kaipaatko D-luokkaa? Jos aikasi kuluu nitojan öljyämiseen, delegoi. Jos teet työkavereidesi hommat, opettele sanomaan ei. D-luokan paikka on roskakori.

Etene järjestelmällisesti vuoden ja kuukauden suunnittelusta viikon ja seuraavan päivän suunnitteluun. Kun suunnittelet päiviä, tee toteuttamiskelpoisia aikatauluja - täytä vain 60% ajasta. Aina tulee viivästyksiä ja yllättäviä tapahtumia. Jos olet suunnitellut ohjelmaa jokaiselle minutille, yksikin puhelu voi sotkea koko päivän ohjelman. Tee silti suunnitelmastasi riittävän kunnianhimoinen, laita joka päivälle tärkeitä A-tehtäviä. Suunnittele päivä, johon olet illalla tyytyväinen.

Koska useimmat ihmiset ovat tehokkaimmillaan aamusta ja aamupäivästä, kannattaa sijoittaa tärkeimmät tehtävät päivän alkupuolelle. Iltapäivästä on hyvä hoitaa juoksevia asioita, availla postia ja soittaa puheluja.

Mitä teit viime viikolla - seuranta

Avaa kalenterisi viime viikon kohdalta, ja käy merkinnät läpi päivä päivältä. Jos kalenterissasi on merkintöjä, olet jo matkalla oikeaan suuntaan. Mutta - käsi sydämelle - kuinka monta kertaa olet ollut jossain muualla?

Mieti tavallista päivääsi. Istut ehkä työpöytäsi ääreen ja aloitat työt. Kauanko ehdit tehdä työtä, ennenkuin puhelu tai pöydän reunalla odottava kirjepino vie ajatuksesi muualle?

Hyvät välineet

Ajanhallintaan ei välttämättä tarvita järjestelmäkalenteria, ruutupaperi ja lyijykynä riittävät. Toisaalta paikasta toiseen siirtymiseen voi käyttää vanhaa polkupyörää - tai Porschea. Oikea järjestelmäkalenteri on hyvä työkalu, se tekee ajanhallinasta helppoa.

• Teksti: TauMedia 1999